עיקרי חדש & הבא כיצד להשתמש בטרלו כדי להישאר מאורגן
חדש & הבא

כיצד להשתמש בטרלו כדי להישאר מאורגן

כיצד להשתמש בטרלו כדי להישאר מאורגן
Anonim

עקוב אחר המשימות האישיות והפרויקטים המקצועיים בעזרת הכלי הפשוט הזה

Image
  • 5G אלחוטי
  • תלת מימד
  • הדפסת תלת מימד
  • בית חכם
  • פאי פטל
  • מאת מולי מקלונין

    מולי ק. מקלונין היא סופרת טכנולוגיה מאז 2004. עבודתה הופיעה ב- PCMag, Dealnews, Wirecutter ואחרים.

    52

    52 אנשים מצאו שמאמר זה מועיל

    Trello הוא כלי לניהול פרויקטים בסגנון Kanban שהוא דרך חזותית לראות את כל המשימות שאתה או הצוות שלך צריכים לבצע, מה שמקל על לראות את מה שכל הצוות עושה בזמן נתון. זה גם בחינם, מה שאומר שהוא נגיש לקבוצות קטנות וגדולות כמו גם לאנשים המנהלים עסקים או שרוצים לעקוב אחר משימות אישיות. בין כלי ניהול הפרויקטים, טרלו הוא אחד הקלים ביותר לשימוש וליישום, אך ממשק השקיעה הריקה שלו יכול להיות מעט מרתיע. למזלנו, יש לנו כמה טיפים שיעזרו לך ולצוות שלכם להפיק את המרב מטרלו, לא משנה במה אתם משתמשים בו כדי לעקוב אחריו.

    מה זה קאנבן?

    סגנון ניהול הפרויקטים של קאנבן נוצר בהשראת תהליך ייצור יפני אותו טויוטה הטמיעה בסוף שנות הארבעים. מטרתה הייתה להגביר את היעילות במפעלים שלה על ידי מעקב אחר מלאי בזמן אמת, באמצעות כרטיסים שעברו בין עובדים על הרצפה. כשנגמר חומר מסוים, העובדים היו רושמים את זה בכרטיס, שיעשה את דרכו לספק אשר לאחר מכן ישלח את החומר המבוקש למחסן. כרטיסים אלה נקראו לרוב קאנבן, שפירושם שלט או שלטי חוצות ביפנית.

    אז איך זה מתורגם לניהול פרויקטים? תוכנה כמו טרלו לוקח את הרעיון הזה של העברת כרטיסים ומכניס אותו לממשק ויזואלי, שם מטלות מונחות על לוח ומתאימות לכושר העבודה של הצוות. ברמה הבסיסית ביותר שלה, ללוח יהיו שלושה חלקים: לעשות, לעשות (או בתהליך) ולעשות. עם זאת, צוותים יכולים להשתמש בכלי זה בכל דרך שתעבוד עבורם. צוותים מסוימים עשויים להעדיף לוח אמיתי, בעוד שאחרים רוצים את הנוחות של פיתרון וירטואלי, כמו טרלו.

    כיצד להשתמש בטרלו

    טרלו משתמש בלוחות המכילים רשימות המורכבות מכרטיסים. לוחות יכולים לייצג פרויקטים (עיצוב מחדש של אתר, שיפוץ אמבטיה), רשימות יכולות לשמש למשימות (גרפיקה, ריצוף), וכרטיסים יכולים להכיל משימות משנה או אפשרויות (לשכור מעצב, גדלי אריחים וצבעים).

    לאחר שהחלטתם לארגן את הרשימות שלכם תוכלו להתחיל להוסיף כרטיסים, שבתורם יכולים להיות רשימות סימון ותוויות. רשימות ביקורת הן דרך לחלק משימות לתתי משימות. לדוגמה, אם אתה משתמש בטרלו כדי לתכנן חופשה, יתכן שיש לך כרטיס למסעדה שתרצה לנסות, עם רשימת בדיקה הכוללת הזמנה, חקר הכלים הטובים ביותר שניתן להשיג, ובדיקה אם היא ידידותית לילדים . ניתן להשתמש בתוויות כדי לייצג את מצב הכרטיס (אושר, הוגש וכו ') או קטגוריה (מדע, טכנולוגיה, אומנות וכו') או כל תג שתרצה. אז אתה יכול לבצע חיפוש שיעלה את כל הקלפים הקשורים למדע או את כל הקלפים שאושרו, למשל. אתה לא צריך להוסיף כותרת לתווית; אתה יכול גם להשתמש בהם לקידוד צבעים (עד 10 צבעים זמינים; קיימת אפשרות לעיוור צבעים).

    כשאתה מתחיל לעבוד על השלמות ומשימות, אתה יכול בקלות לגרור ולשחרר כרטיסים מרשימה לרשימה, ובסופו של דבר לארכוב כרטיסים ורשימות ברגע שהממשק הופך לא מסודר.

    באפשרותך להקצות כרטיסים לחברי הצוות וכן להוסיף הערות, קבצים מצורפים, תוויות עם קידוד צבע ותאריכי תאריך יעד. חברי הצוות יכולים @ להזכיר אחרים בתגובות לפתיחת שיחה. אתה יכול להעלות קבצים מהמחשב שלך כמו גם משירותי אחסון בענן כולל Google Drive, Dropbox, Box ו- OneDrive.

    כלול גם שילוב דוא"ל חנובי. לכל לוח יש כתובת דוא"ל ייחודית בה תוכלו להשתמש בכדי ליצור כרטיסים (משימות). אתה יכול לשלוח קבצים מצורפים גם לכתובת דוא"ל זו. והכי טוב, כשאתה מקבל התראה בדוא"ל, אתה יכול להשיב עליה ישירות ולא להפעיל את טרלו.

    התראות, כולל אזכורים והערות, זמינות מאפליקציות לנייד, מדפדפן שולחן העבודה ובאימייל. ל- Trello יש אפליקציות לאייפון, אייפד, טלפונים אנדרואיד, טאבלטים, שעונים וטבליות Kindle Fire.

    Trello מציע יותר מ -30 תכונות ואינטגרציות תוספות, שאותן היא מכנה power-ups. דוגמאות להפעלת כוח כוללות תצוגת לוח שנה, משחזר כרטיסים למשימות חוזרות, כמו גם שילוב עם Evernote, Google Hangouts, Salesforce ועוד. חשבונות בחינם כוללים הפעלה אחת ללוח.

    כל תכונות הליבה של טרלו הן בחינם, אם כי קיימת גרסה בתשלום בשם טרלו גולד (5 $ לחודש או 45 $ לשנה), שמוסיפה כמה הטבות, כולל שלוש הפעלת כוח לכל לוח (ולא אחת). זה כולל גם רקעים ומדבקות לוח אטרקטיביות, אמוג'ים בהתאמה אישית והעלאת קבצים מצורפים גדולים יותר (250 מגה בייט ולא 10 מגהייט). Trello מציעה חודש חינם אחד של חברות זהב לכל אדם שאתה מקבל להצטרף לטרלו, עד 12 חודשים.

    כמו שאמרנו, במבט ראשון, הגדרת טרלו היא מעט מאיימת מכיוון שאין הרבה מגבלות על אופן השימוש בה. מצד אחד, אתה יכול ליצור לוחות שמראים פשוט מה סיימת, על מה אתה עובד ומה הלאה. מצד שני, תוכלו להעמיק יותר, ליצור רשימות מטלות המחולקות לקטגוריות או מחלקות.

    אתה יכול להשתמש בטרלו כדי לעקוב אחר כל דבר, החל ממשימות אישיות, לפרויקטים מקצועיים ועד תכנון אירועים, אך הנה כמה דוגמאות בעולם האמיתי שתתחיל.

    שימוש בטרלו לניהול שיפוץ ביתי

    נניח שאתה מתכנן לשפץ חדר אחד או יותר בבית שלך. אם אי פעם שרדתם שיפוץ, אתם יודעים שיש המון חלקים נעים, והרבה הפתעות, לא משנה כמה אתם מכינים בזהירות. ארגון כל ההחלטות שעליך לקבל בטרלו, יכול לסייע במעקב אחר הפרויקט. נניח שאתה מתכנן שיפוץ מטבח. במקרה זה, תוכל ליצור לוח בשם Kitchen Renovation ואז להוסיף רשימות המוקדשות לכל אלמנט שאתה מחליף.

    לוח שיפוץ המטבח יכול לכלול רשימות ל:

    • קבלנים פוטנציאליים
    • כל מכשיר שאתה מחליף
    • קבינט
    • משטחי משטח וגב אחורי
    • ריצוף
    • אינסטלציה
    • חשמל

    הכרטיסים עבור כל רשימה יכללו את הממדים, התקציב וחייב להיות בעלי תכונות, כמו גם כל הדגמים שאתה שוקל. כרטיסים לאינסטלציה עשויים לכלול החלפת צנרת, קו מים חדש, כמו גם המחיר המשוער, ודאגות נלוות, כמו כיבוי מים. אתה יכול לצרף בקלות תמונות של החומרים והמכשירים שאתה שוקל, ולקשר לרישומי מוצרים כדי שתוכל למחיר מחירים. לאחר שתקבל החלטה, תוכל להשתמש בתוויות לשם השם או הצבע של המוצר או החומר.

    לבסוף, עבור כל כרטיס ניתן ליצור רשימות ביקורת. לדוגמה, בכרטיס המקרר יכול להיות רשימת ביקורת הכוללת סילוק המקרר הישן והתקנת קו מים עבור הקרחון.

    אם אתם משפצים כמה חדרים, פשוט צרו לוח לכל אחד מהם, ורשמו את כל מה שצריך לקחת בחשבון; להוסיף ללא הרף רשימות וכרטיסים ולהעביר אלמנטים סביב הצורך.

    הזמן בני משפחה אחרים ללוחות שלך, והקצה להם כרטיסים להפצת העבודה הדרושה, כמו מחקר ותמחור של מוצרים, תזמון ולוגיסטיקה אחרת. ל- Trello יש לוח שיפוץ ביתי ציבורי שתוכלו להעתיק לחשבון שלכם.

    תכנון חופשה עם טרלו

    נסיעה עם כמה בני משפחה או חברים יכולה להסתבך במהירות. השתמש בטרלו כדי לבחור יעד, לתכנן פעילויות ולתזמן תחבורה. במקרה זה, ייתכן שיהיה לך לוח אחד שמכיל מקומות אפשר לבקר בו, ואחד אחר לטיול ברגע שתחליט לאן ללכת.

    לוח הטיול יכול לכלול רשימות עבור:

    • אפשרויות טיסה.
    • הובלה יבשתית.
    • מלונות, רישומי Airbnb, השכרת בקתות ואתרי קמפינג.
    • אטרקציות תיירותיות.
    • מסעדות וחנויות אוכל.

    תחת לוח היעדים הפוטנציאליים, היית יוצר רשימה לכל מקום, עם כרטיסים לזמן נסיעה, תקציב, יתרונות / חסרונות, וכל שיקול אחר. הרשימות בלוח הטיול יכללו כרטיסים לחברות תעופה, מכוניות שכורות, אוכל מובהק באזור, ואטרקציות כמו מוזיאונים, קניות, ושכונות שיש לבחון בהן. אם החלטתם לצאת לשייט, תוכלו ליצור רשימות לדברים שניתן לעשות על סיפונה ולתחנות המתוכננות, כמו גם את התחבורה הדרושה בכדי להגיע לאוניה. השתמש בתוויות כדי לציין פריטים שנבחרו, או כדי להדגיש מתמודדים לאחר שתצמצם את הבחירות שלך. הוסף רשימות ביקורת לכרטיסים להזמנת ותזמון סיורים או אירועי שייט. בטרלו יש גם לוח חופשה ציבורית שתוכלו להשתמש בו כנקודת מוצא.

    מעקב אחר יעדים ופרויקטים אישיים

    בין אם אתם מחפשים לנקות את העומס בביתכם או במוסך, לקחת תחביב, או להתעמל יותר, תוכלו לעקוב אחריו בקלות בטרלו. צור לוחות להחלטות ראש השנה, או לפרויקטים מרובי שלבים, כגון ניקוי עליית גג או ארגון משרד ביתי.

    עבור לוח רזולוציות, צרו רשימה עבור כל רזולוציה ואז כרטיסים כיצד תוכלו ליישם אותם, כגון הצטרפות לחדר כושר, יציאה לטיולים יומיים או קניית ציוד אימונים ביתי. השתמש ברשימות בפרויקט אישי כדי לפרט את המשימות הגדולות, עם כרטיסים למשימות משנה. לדוגמה, לוח ניקוי קפיץ יכול לכלול רשימות לחדרים ואזורים אחרים בבית. לרשימות יהיו כרטיסים למשימות משויכות, כגון ציוד לניקוי הדרוש, מלאי של פריטים שברצונך למכור, לתרום או לזרוק, ומשימות שתרצה למקם במיקור חוץ כמו ניקוי חלונות או הסרת עצים.

    ניהול עסק עצמאי או ייעוץ

    לבסוף, אם תנהל עסק משלך, טרלו יכול להיות העוזר הבכיר שלך. לוחות יכולים לייצג פרויקטים, עם רשימות לכל שלב או אבן דרך, וכרטיסים למשימות קשורות. כותבי פרילנסרים יכולים להשתמש בטרלו כדי לנהל מגרשי סיפורים ויצירות שפורסמו.

    נניח שיש לך לוח פרויקטים לעיצוב מחדש של אתר אינטרנט. הרשימות שלך יכולות לכלול משימות חשובות, כגון שכירת מעצב ותפקידים חשובים אחרים כמו גם אבני דרך, כמו בחירת ערכת צבעים, ניהול פריסות וקבלת אישורים לאורך הדרך. הקלפים יכללו ערכות צבע ומערכות צבע מוצעות, ואת הצעדים הדרושים להכנה לפגישות. סופר עצמאי יכול להיות לו לוחות לרעיונות סיפור, פרסומים ושיווק. רשימות יכולות לייצג שלבים, כמו בתהליך, שהוגשו ופורסמו, או שתוכל להשתמש בתוויות לשם כך.

    טרלו הוא כלי פשוט אך רב עוצמה, וכדאי להקדיש זמן להתעסק בזה. אם אינך בטוח איפה להתחיל, דפדף בקהילת המשתמשים של טרלו, הכוללת לוחות ציבוריים שתוכל להעתיק לחשבונך.